Az első alkalommal történő kollégiumi pályázás esetén a leendő gólyáknak és felsőbbéveseknek is feltétlenül szükséges a mielőbbi Kollégiumi Egységes Felvételi és Információs Rendszerbe (KEFIR) történő bejelentkezés és a kezdeti szükséges teendők elvégzése, mint a személyes adatok leellenőrzése és az oldalon írtaknak megfelelő igazolványkép feltöltése.
A férőhelypályázatot ezek után lehet leadni az aktuális Kollégiumi Felvételi Szabályzatnak megfelelően.
A BME-n új/leendő hallgatóknak a KEFIR bejelentkezéshez szükséges a címtáras azonosító és jelszó ismerete. A Neptun rendszerben BME-s felhasználóval rendelkező személyek automatikusan kapnak címtáras azonosítót, aminek aktiválásához először be kell lépni a Neptun rendszerbe és megváltoztatni az alapértelmezett induló Neptun jelszót, majd ezek után lehet beállítani a címtáras azonosítót és jelszót ezen az oldalon.
A Neptun, Címtár és KEFIR rendszerek között a kommunikáció akár fél napokat is igénybe vehet, ezért előfordulhat, hogy a regisztráció után várni kell a további teendőkkel.
Korábban más BME karon tanulmányokat folytató hallgatók a Neptun GPK adminisztrációjuk után a KEFIR „profilom” fülön elérhető „kar” legördülő menüben tudják beállítani a GPK-t, mint aktuális kart, ezek után válik láthatóvá számukra az oldal GPK vonatkozású tartalma.
